Vamos a ver como podemos delegar más eficazmente.
Antes de delegar hay que prepararse. Debes saber que tareas asignar en base al proyecto y quien podrá desempeñar mejor dicha tarea.
Una delegación se basa en:
- Definición de la tarea.
- Determinar plazos.
- Definir los niveles.
- Establecer los controles .
- Revisión.
Definición de la tarea.
Hay que definir claramente cada tarea a ejecutar. Lo que no se le comunique a la persona indicada simplemente no se ara. Asegurate que ha entendido perfectamente la tarea. Pídele que te las repita para garantizar que entiende lo que le pides.
Determinar plazos
Se claro con el tiempo que tiene esa persona para realizarla. Suele ser un error muy común obviar este punto. Se realista con los plazos.
Definir los niveles
Se tratan de niveles de autoridad. ¿Qué autoridad tiene dicha persona para llevar a cabo la tarea?
- Autoridad para hacer recomendaciones.
- Autoridad para informar de las acciones y ponerlas en acción.
- Autoridad para actuar directamente.
Establecer los controles
Es necesario seguir un control. Mientras más grande sea la tarea un mayor control.
Tal vez haga falta reunirse con la persona para ir analizando los progresos y ofrecer pautas si fuera necesario. A medida que la tarea este bajo control, estos controles pueden ir desapareciendo.
Revisión
Una vez finalizada no esta de más realizar una pequeña reunión para analizar que se puede mejorar en futuras tareas.
CONCLUSIÓN
La Delegación eficaz de tareas tiene ciertos beneficios:
- Dejar claro a cada componente del equipo su trabajo, su responsabilidad y el marco temporal del cual dispone para su ejecución. Se entiende que para que este pueda realizarlo, tiene que tener a su alcance las herramientas y documentación necesaria en el mismo momento que se le delegue la tarea.
- Crear unidad en el equipo. Saber que todos trabajan en un mismo objetivo y nadie tiene dudas de lo que se espera de él, hace el ambiente más relajado.
- Permite que cada individuo desarrolle sus capacidades.
Se honesto contigo mismo y con tu equipo.
Si alguien de tu equipo a hecho un buen trabajo reconócelo.
Si te has equivocado dando una tarea errónea o simplemente no has dejado claro ciertos conceptos, con un simple: “Lo siento, a sido error mío. No me asegure que me entendías cuando te lo explique. Volvamos a empezar” es más que suficiente.
Escucha siempre lo que tengan que decirte, no sabes nunca de quien puedes aprender algo nuevo.
¡Feliz delegación!